一、行业属性设定
针对五金企业的特点，企业在设置行业属性时，可参照下面的设置参数：
1、所属行业及纳税性质
所属行业：商品流通企业
纳税性质：一般纳税人
上述的两个设置选项，企业可参考企业的营业执照。
2、进销存系统与账务系统结合使用
该选项非常重要，直接影响到软件的业务流程，并且以后无法修改；
如果选择“进销存系统与账务系统结合使用”，所有进销存业务在单据保存后即自动产生凭证；
如果选择“进销存系统与账务系统分开使用”，进销存业务单据不能自动产生凭证，进销存系统与财务系统完全分开，所有凭证必须手工完成；
因为速达3000系列软件每月凭证最大数量有限制（7.1版本之前每月凭证最大数量9999张；7.1版本开始每月凭证数量增加到999999张），所以必须根据公司实际业务情况来决定，如果公司每月单据数量非常大，同时选择了结合使用，每张单据生成一张凭证，那么，当凭证数量达到最大数量的时候，该会计期间将无法再保存新的单据或凭证；同时凭证数量很大，导致凭证审核、登帐速度下降；
对于一般五金企业来讲，我们建议选择“进销存系统与账务系统结合使用”，因为一般五金企业日常业务量繁多，但是配备相关操作人员相对较少，在很多时候，员工都需要“身兼多职”，因此，为简化管理流程，提高工作效率，我们建议，进销存系统与账务系统结合使用。
3、科目级长
对科目级长的管理，我们实行六级管理制，并采用“4-4-3-3-2-2”这种科目级长设置方式。
在“进销存与财务结合使用”的设置下，软件会自动在“应收帐款”、“应付帐款”、“预收帐款”、“预付帐款”这几个往来科目下根据客户、供应商资料自动添加相应的二级会计科目，所以二级科目长度直接影响客户供应商的数量；所以企业最好根据一年左右可能会有的最大的客户、供应商数量来设置二级科目长度。
在设置二级长度时，我们遵循“取大优先、预留发展”的原则，建议将二级科目长度设定为4。
4、仓库库存选项
在仓库库存选项的设置中，我们建议用户使用如下的仓库库存设置选项：
是否允许零库存出库：否
是否允许负库存结账：否
为了便于成本的核算、为方便月未企业各部门间的对账，在仓库库存选项的设定上，我们建议禁止负库存出库的业务，同时禁止企业期未负库存结账。
负库存出库，它在成本运算时，造成成本运算的错误，同时，负库存出库，将给仓库的管理也造成一定的影响，因此，为了让企业决策层了解到当前企业的库存成本，掌握当前企业的经营信息，我们避免采用负库存设置选项。
5、价格跟踪方式
在价格跟踪方式的选择上，我们建议用户选择以“以参考价”这种价格跟踪方式。
采用以参考价跟踪方式，企业只须把收集回来的价格信息依次填写到货品资料中，当日后企业填制采购类或销售类单据时，系统即提供某涂料最近的参考进价及参考售价，这样大大地方便企业对价格的调控力度。
6、凭证字
在“凭证字”类型的选择上，我们建议用户选择“收、付、转”这种凭证字类型。
系统共提供了“记”、“收、付、转”、“现收、现付、银收、银付”、“转”三种凭证字，在设置该选项时，建议企业根据会计核算的要求来选择。
7、账套启用日期
在设置账套启用日期时，建议用户选择每月的第一天；
启用账套后，将无法录入启用日期之前的业务单据、凭证，因此用户在确认“账套启用日期”时，应确认在此日期前没有需要录入系统的业务数据发生。
二、基础资料及编码制定规则
1、地区资料
建议企业根据地域的划分，对地区资料实行三级管理，即“片区—省—市”的管理制度，片区包括华区、华南、华东、西南等若干大区，在片面下设省级管理，省级下再设市级管理，便于企业管理者对各地区销售的统计。
2、部门资料
在五金企业中，一般都设有销售部、财务部、采购部、行政部、仓管等部门，在使用中，我们只须将上述的部门资料依次地录入到“部门资料”中即可。
3、员工资料
“员工资料”记录了员工的姓名、籍贯、学历、所属部门、联系方式等有关的资料，录入员工资料后，企业可实行简单的人事管理，同时也便于对管理者对员工信息的了解。
员工资料的编码方法一般有以下两种：1）员工顺序号；2）部门字母简称+本部门员工顺序号；企业可根据实际情况选择；
工资计算方法：五金企业的工资发送方式一般采用“月度”工资，只有部门生产员工才需要使用“计件”工资，企业根据员工具体的情况进行选择；
如果某员工为企业的业务员，我们还须选择“业务员”选项。
4、往来单位资料
往来单位资料包括客户资料和供应商资料。
1）“客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息，录入客户资料，可实行高效的客户管理，同时也便于企业营销工作的开展。
作为一个流通企业，其往业客户均来源于全国各地，因此，制定科学的、可行的、实用的客户编码就非常重要，经过我们的分析，建议企业采用以下编码设置方案：
“地区名称首拼” + “顺序号” + “_C”
在上述的客户编码设置方法中，“地区名称首拼”为某地区的汉语拼音的头一位字母，“顺序号”为录入某地区客户的先后顺序号,
“C”为英文Client，意为客户。比如，我们可以将“佛山雪林”的客户编码设为“FS001_C”，从这个客户编码中，我们就可以看出，“FS”为“佛山”的汉语拼音简称，“0001”为佛山地区客户的顺序号，“C”为客户的简称。
2）“供应商资料”可记录企业往来供应商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息，录入客户资料，可实行高效的客户管理，同时也便于企业营销工作的开展。
供应商资料编码设置可参考客户资料的编码设置方案：议企业采用以下编码设置方案：
“地区名称首拼” + “顺序号” + “_V”
在上述的供应商编码设置方法中，“地区名称首拼”为某地区的汉语拼音的头一位字母，“顺序号”为录入某地区供应商的先后顺序号,
“V”为供应商的英文简称。比如，我们可以将“北京大成商贸”的供应商编码设为“BJ001_V”，从这个客户编码中，我们就可以看出，“BJ”为“北京”的汉语拼音简称，“0001”为佛山地区客户的顺序号，“V”为客户的简称。
正是通过这种编码设定方法，操作员大大加快了填制业务单据时的检索效率，同时也方便了企业管理者对往来单位资料的查阅。
5、仓库资料
企业根据自身的实际情况，将企业设置的仓库资料一一录入。
7、货品类别
作为一个五金企业，其管理的货品非常多，因此，我们有必要地对这些货品分门别类地进行管理，设置货品类别成为了管理货品的有力手段。
在实际工作中，对五金企业的货品类别实行多级类别管理。即对货品的类别，统一由销售部门设定，在设定货品类别时，必须先考虑到企业日后的实际应用，然后按照五金的品牌进行划分，再按照某系列所隶属的品牌依次进行设定。完整的货品类别设定方法如下：
品牌.系列
在五金企业中，“安耐娜”为一五金产品品牌，如该品牌下设系列，则可作为二级货品类别。
8、货品资料
“货品资料”可记录企业库存商品的简称、全称、成本核算方法、价格信息、所属货品类别等有关信息。
（1）货品编码的设定
为更科学、更高效、更合理对企业库存进行管理，就必须对货品进行数字化、编码化的管理，货品编码管理的方法，统一采用如下的编码制定方法：
品牌代码 + 系列代码 + 顺序号
在实际应用中，我们在制订货品编码前，可先对品牌、系列进行编码制订，制定该编码后，再将该编码用EXCEL的方式保存或打印出来，这样，将有助于日后企业对货品编码的制订。
考虑到当前企业的应用需要及日后的发展，我们统一把货品编码的长度定义为8-10位，在“品牌代码.系列代码.顺序号”这种编码方式下，头一组合为品牌的汉语拼单的缩写，紧接的一组为该品牌下的系列的汉语拼音的缩写，最后一组为该系列的顺序号。
比如，制定货品“MX-204235”的编码时，我们首先分析，该货品为“安耐娜”品牌的一个货品，“安耐娜”的汉语拼音简称为“ANN”，“0015”为该品牌的一个顺序号，参照“品牌代码.系列代码.顺序号”的编码方式后，我们就可将该货品的编码制定为“ANN-0001”。
（2）成本核算方法
根据国家税法的要求及五金产品存贮的特点，成本核算方法，我们采用“全月一次平均法”这种存货计价方法，采用该计价方法，操作方法比较简便，同时，库存成本也较为真实，能客观、及时、准确地反映当前企业的实际库存成本。
（3）其他设置
为加快制单人员录入单据的速度，企业还可设置“货品条码”及“助记码”。
9、货品价格信息
在设置“账套选项”时，我们设置了“按参考价”这种价格跟踪方式。参考价包括参考进价及参考售价两个价格，我们可将以上的参考价于“设置货品价格”依次进行输入。
10、会计科目
设置“会计科目”时，企业可参照原来企业的手工账，把原来手工账时用到的会计科目，逐一录入到系统中。
11、存货类型
存货类型设置的好坏，关系到整个进销存系统与账务系统的链接，因此，存货类型必须设置正确。为了简化日常的工作，结合化工行业使用的特点，“存货类型”均使用系统默认的存货类型，即“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”下不设明细会计科目，这样，当企业新增货品时，该货品对应的“存货类型”统一选择“库存商品核算”。
12、收付款账户
经我们研究，作为流通型企业，每天的业务往来非常多，比如现金的收支、账户资金的划转，为了方便统计企业资金的收付，了解每笔资金的来龙去脉，因此，我们必须定义“收付款账户”。
收付款账户的设置工作，可于设置会计科目后进行。比如，我们在“银行存款”下设立了“招商银行”、“工商银行”、“建设银行”等会计科目，因此，为了区分企业银行账户，我们可于“收付款账户”下设“招商银行”、“工商银行”、“建设银行”等银行存款账户。
13、收支类别
除采购、销售业务外，企业在经营过程中，还会产生一些经营费用，如何控制、如何管理企业日常的开支，成为企业开源节流的关键。
为了更科学地对企业的收入费用进行管理，通过设置“收支类别”即可实现，在以往，企业的日常开支、营业外收入均由会计人员录入，这样，一方面，会计的工作量非常繁多，另一方面，重复性工作影响了企业运营的效率。
收支类别的设置，可于设置会计科目后进行。比如，我们在“管理费用”下设立了“水费”及“电费”等会计科目，为有效地对企业的收入、支出项目进行管理，我们可于“收支类别”下设置类似于“管理费用—水费”、“管理费用—电费”等类别。
三、权限设置与控制
企业管理系统不是一个人就可以独立操作的，它需要企业内部各个职能部门共同协调运用和执行，因此，我们必须对各部门的操作人员使用系统的权限进行设置。
在权限设定前，企业必须统计操作本系统的使用部门及各部门的操作人员名单
了解使用部门及使用人员后，我们权限设定时，可以使用如下的授权策略：
操作员—>组—>授权
比如，武艳英与祁飞为销售部员工，在企业的应用中，根据该员工的工作性质，他们只能填制销售类单据及查看销售类报表，因此，在“操作员定义及权限”时，企业可把销售部看成是一个“销售部”，然后再对该“销售部”进行统一的授权（即授予该“组”具有相应的销售权限，可授予该部门具体查看、浏览、新增、修改、删除、执行、打印、打印定制的权限），通过权限的分配后，武艳英与祁飞就自动继承了“销售部”的所有权限。通过这样的授权方法，就可以大大地减少授权工作量，也简化了授权的操作。
四、部门业务流程
1、采购部门
采购部门主要处理企业采购货品时所填制的采购类单据。
（1）采购订单
采购订单为企业向供应商订购商品的一种意图、意向的商业行为。在速达3000Pro中，采购订单不是采购业务的必须流程，企业根据实际业务需要决定是否制作采购订单。
当企业与供应商签订相应的采购订货单时，采购部必须按要求填制采购订单，在填制采购订单时，必须注明该订单的收货日期，同时，采购部必须把采购业务员名称记录在案，当遇到中止采购订单执行的业务时，采购部必须及时找到对应的采购订单，并将该订单的状态设为“中止”标志。
（2）采购入库业务
如企业收到对方订购的商品，采购部必须办理货品的入库手续。
在实际业务中，办理入库手续的类型有估价入库、采购收货及现款采购三种。
①现款采购
如果企业用现款方式向供应商支付商品货款，对于这种业务的处理，企业可直接填制“现款采购”。
②采购收货
如企业通过往来核算的方式支付商品的货款时，企业则须填制“采购收货”，在填制该业务单据时，采购部必须在单据中注明“付款期限”等事项，这样，当逾期企业仍未支付该货款时，系统即自动将该未付货款通过“超期应付款”统计出来。
③估价入库
如企业在收货时，尚未收到对方供应商的发票时，则填制“估价入库”，若日后企业收到对方的发票时，采购部可通过“采购收货”选择“估价入库”单据，将估价入库单转为正式的采购收货单。
（3）采购付款
当企业需要支付对方供就商货款时，采购部可根据“采购收货”来办理“采购付款”，对于这种业务，该单据的“付款类型”可选择“应付款”。
当企业支付给对方供应商的预付款或订金时，则采购部须如实地将支付的金额通过“预付款”这种付款类型输入到系统中。
（4）采购退货
在收货后，如企业发现五金的质量或品质存在问题时，经双方协商后，企业可填制“采购退货”办理某五金商品的退货手续。
采购退货分为无单退货和对单退货，建议企业不要使用无单退货，以保证单据中的应付金额和应付汇总表的数据一致。
2、销售部门
销售部门主要处理企业销售货品时所填制的销售类单据。因为企业的销售业务较多，所以安排张英和谢小艳来填制销售类业务单据。
（1）销售订单
销售订单为往来客户向企业订购商品的一种意图、意向的商业行为。在速达3000Pro中，销售订单不是销售业务的必须流程，企业根据实际业务需要决定是否制作销售订单。
当企业与客户签订相应的销售订单时，销售部门必须按要求填制“销售订单”，在填制销售订单时，必须于单据中注明发货日期，同时，还须把销售业务员名称记录在案。当企业中止订单执行时，及时找到相对应的“销售订单”，并将该订单的标志设为“中止”。
（2）销售出库业务
在实际业务中，办理出库手续的类型有销售开单、现款销售及委托代销三种。
①现款销售
当企业发出商品时，销售部门必须即时办理出库手续，如果对方企业用现款进行支付，则填制“现款销售”。
②销售开单
如对方企业通过往来核算的方式支付商品货款时，销售部门则须填制“销售开单”，在填制该业务单据时，必须在单据中注明“收款期限”等事项，这样，当逾期企业仍未收取该货款时，系统即自动将该未收货款通过“超期应收款”统计出来。
③委托代销
为了加速存货流转，降低资金占用，减少仓库存储费用，企业可将商品先发往代理商，委托代理商代销商品，待商品销售后，再与其进行代销结算。在这种新型的销售方式的处理上，可借助“委托代销”及“代销结算”这两个销售管理模块。
当企业发出商品给客户委托其代销时，需如实地填制“委托代销”，若日后客户将已代销商品的代销货款与企业进行结算，可通过“代销结算”办理这种结算业务。
（3）销售收款
当企业收到客户的预付金额时，销售部须把该金额通过“预售款”的收款类型录入到“销售收款”单中。
当企业收取客户的货款时，销售部可根据“销售开单”来办理“销售收款”，对于这种业务，该单据的“收款类型”必须选择“应收款”。
（4）销售退货
当对方发现企业销售商品质量存在问题，经双方协商一致后，销售部跟单员（张英或谢小艳）可填制“销售退货”来办理该商品的退货手续。
销售退货也分为无单退货和对单退货，建议企业不要使用无单退货，以保证单据中的应收金额和应收汇总表的数据一致。
3、仓管部门
仓库管理主要包括领料、退料、产品进仓、存货调价、组装拆卸、库存变动、仓库调拨、库存盘点；
其中领料、退料、产品进仓主要是涉及到一些生产方面，一般流通企业不需要制作此类单据；
组装拆卸，存货调价，可由企业根据实际业务情况选择操作；
库存变动主要发生在不同企业间的临时借调业务，此单据仅影响实际库存报表，不影响帐面库存报表；
仓库调拨则由仓管人员根据实际情况制作单据；
月末，仓管人员须对企业库存进行盘点，根据实盘数量和软件中的账面数量制作库存盘点单；
4、财务部门
企业日常的费用开支、其他收入、固定资产的购进、减少、工资的录入工作等业务，均交由财务部门员工处理。
月未时，洗文丽须把李家茹交由的盘点表，逐一与账面库存进行核对，如果出现账面库存与实际库存数量不一致时，洗文丽须按实际情况填制盘点单。
采购部门、销售部门填制业务单据后，系统将按业务的性质生成一张与之相关的记账凭证，系统管理员，即财务主管，必须对这些记账凭证进行审核，在实际工作中，财务主管可通过凭证查找功能，然后把未审核的记账凭证过滤出来，然后从这样记账凭证中调阅出相应的业务单据，如果符合标准，则对凭证进行审核，如果发现业务单据填制有误，这时，财务主管必须找到相关的制单人员进行核对。
此外，财务主管还须对企业的进销存业务进行监督管理，比如，通过毛利汇总表、账面库存汇总表、账面库存明细表等报表了解当前企业的经营状况，月未，财务主管须对进销存业务进行期未结账，进销存业务结账后，财务主管还需对本月的会计业务逐一审核，审核无误后，再生成资产负债表、利润表、现金流量表等报表。
五、推荐使用企业
五金企业
*本方案仅用于参考，请以实际使用情况为准。
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